Sind Sie auch schon so weit, wie einige US-amerikanische Firmen, die einen "E-Mail-freien-Freitag" eingeführt haben, um wenigstens einen Tag in der Woche, die E-Mail-Flut etwas einzudämmen?
Ich möchte hier mit ein paar Tipps für den Umgang mit E-Mails beginnen (der Blog bietet eine gute Gelegenheit, weitere Tipps auszutauschen):
- E-Mails nur händisch abrufen (nicht durch Automatik-Abruf aus der Arbeit reissen lassen) - siehe dazu auch "Persönliche Arbeitsmethodik")
- Regelmäßige E-Mail-Bearbeitung - z.B. 3 x pro Tag.
- E-Mails, die sofort bearbeitet werden können, sofort bearbeiten.
- E-Mails, die nicht sofort bearbeitet werden können in "Aufgaben" ziehen (bei Verwendung von Outlook - damit ergänzen Sie Ihre Aufgabenliste) oder in einen eigenen Ordner "Noch zu beantworten" geben.
- E-Mails, die nur gelesen werden müssen in einen eigenen Ordner (Newsletter, zum Lesen, etc.) ziehen
- E-Mails personen- und themenspezifisch ordnen (z.B. für Ihre A-Klienten und/oder besondere Fachthemen bzw. Organisationsfragen)
- E-Mails, die keinerlei Bedeutung haben, sofort löschen
- gesendete E-Mails, von denen Sie eine Antwort erwarten, in eine einen Ordner "Antwort offen" geben
Sie sehen, dass vor allem Strukturen helfen, etwas Ordnung in Ihre E-mails zu bringen. Überprüfen Sie Ihre Methodik, ich bin mir sicher, es wird sich lohnen. Haben Sie noch Tipps?
Lesen Sie dazu auch:
E-Mails professionell verfassen