In der IT sind die USA sicher führend - so mein Eindruck, den ich auf einer Steuerberaterkonferenz im Sommer diesen Jahres gewonnen habe.

Drei der aus meiner Sicht nützlichen IT-Ideen aus den USA möchte ich Ihnen vorstellen:

1) Meetings effizienter organisieren:

Microsoft bietet sogenannte Sharepoint Services an; damit ist es unter anderem möglich, mit Hilfe der Internetversion von Outlook Besprechungen bzw. die Weitergabe von Aufgaben effizienter zu organisieren. Während der Besprechung werden die To-Dos erfasst und eingetragen; natürlich mit dem jeweiligen Verantworltichen und dem Erledigungsdatum (so wie es sich gehört); mit dem Abschluss der Besprechung können die Aufgaben auf Knopfdruck gesendet und  irekt in die Aufgabenliste der verantwortlichen Teilnehmer zugeordnet werden. Keine Ausreden mehr! "Habe nichts gewusst,", "Habe das Protokoll nicht bekommen ..." etc.

Sprechen Sie mit Ihrem IT-Provider.

2) Alles mitbekommen:

Mit dem Livescribe Pen können nicht nur handschriftliche Aufzeichnungen sofort in den PC übertragen werden, nein - er zeichnet auch noch alles Gesprochene auf. Super für Besprechungen! Einfach Livescribe Pen googeln - er kann in Österreich und Deutschland bestellt werden. Zwischen Euro 150,-- und Euro 200,-- (bis zu 2 GB Speicher inkl. der notwendigen Schreibblöcke).

3) Schnell und direkt Meinungen abfragen:

Polleverywhere.com macht es möglich - livevotings kostengünstig über das Internet. Für bis zu 30 Teilnehmern gibt es eine Free-Version. Darüber günstige Pakckages. Sie wollen die Meinung Ihrer Mitarbeiter oder Ihrer Klienten wissen?  Ganz einfach: Poll einrichten und Ihre Mitarbeiter können mittels SMS voten. Ich habe es bereits mehrmals getestet - es funktioniert bestens!

Ein großes Danke an alle Teilnehmer des Kanzlei.Management.Forums "Service verdienen!" vom 8.-10. Oktober 2009 in Längenfeld für ihren Einsatz und ihr Engagement.

Es gab nicht nur tiefgründige Ausblicke - vom Klettersteig des Stuibenfalls -, sondern auch tiefgründige Einblicke in die Servicewelt der Steuerberatung. Service ist nicht, was "oben drauf kommt", sondern Service ist die Grundleistung mit dem dahinter stehenden Servicekonzept. Nur so kann die Kanzlei mit Service verdienen!

Am 14. August 2009 fand der 2. Kanzlei.Management.Wandertag im Venetgebiet statt.

Bei schönem Wetter konnte die kleine Gruppe (leider gab es einige Absagen) ausführlich Ihre Erfahrungen austauschen., offene Fragen klären und neue Erkenntnisse gewinnen. Hütten, Almen, Berggipfel und das Bergpanorama "beflügelten" die Gedanken.

Kann Cliff Young nicht nur Australien, sondern auch Steuerberater inspirieren?

Ganz Australien hielt Cliff Young für einen verrückten alten Mann. Wollte sich der 61-jährige Farmer auf dem Ultra-Maraton von Sydney nach Melbourne (875 km) umbringen? Seine Konkurrenten waren hochtrainierte Ausdauersportler, die sich seit Jahren auf derartige Wettbewerbe vorbereitet hatten - und er ein Farmer, der mit seinen Arbeitsschuhen und ohne Begleitfahrzeug zum Start kam.

Es kam ganz anders. Cliff Young gewann das Rennen und er unterbot den bisherigen Streckenrekord um 1 1/2 Tage! Warum? Und wie?

Die Profis teilten sich das Rennen in Laufstrecken und Schlafpausen (ca. 5-6 Stunden) ein. Cliff Young "wusste" nicht, dass man 5-6 Stunden pro Tag schlafen soll, um ans Ziel zu gelangen - und tat es einfach nicht! Er stellte alles bisherige auf den Kopf. Das war 1983 ... und immer noch, auch nach seinem Tod im Jahr 2003, ist er eine Berühmtheit in Australien. Geben Sie einfach mal Cliff Young bei google ein ... und lassen Sie sich auch inspirieren.

Können wir von Cliff Young etwas lernen? Ich meine JA!

Übrigens: Cliff Young hat in seinem ganzen Leben keinen einzigen Preis angenommen. Die 10.000 Dollar Siegprämie des Ultra-Marathons verteilte er auf 5 Läufer, die bei der Scheckübergabe noch nicht im Ziel waren "... sie haben es ja noch viel härter als ich ..." sagte er dazu!

Waren Sie schon mal bei einem "Unplugged-Konzert"? Alle Topbands spielen immer wieder mal "unplugged" - d. h. ohne - wörtlich übersetzt - "Stecker". Damit ist gemeint, ohne Technik, Verstärker, etc.

Können Steuerberater davon auch was lernen? Ja! Testen Sie es. Beratung unplugged heißt:

• ohne Technik
• ohne "Schnickschnack"
• ohne PowerPoint-Präsentation
• one-to-one
• maximal ein DIN- A4-Blatt

Der Klient sollte SIE erleben. Nur Sie als Person, sie als Berater. Hautnah - genauso wie im Unplugged-Konzert!

Meinungen? Erfahrungen?

Die Aufschieberitis ist inzwischen eine anerkannte - und erforschte - Krankheit. Ja, tatsächlich, Prokrastination (so der Fachausdruck für ständiges Aufschieben) wird inzwischen als Krankheit gesehen.

Sind Sie in Gefahr? Sind Sie ein Aufschieber?

Testen Sie sich auf www.procrastinus.com - unter "Online Studies" - der Test dauert ca. 5-10 Minuten; er ist leider nur in Englisch verfügbar. Die Auswertung zeigt Ihnen den Grad Ihrer Aufschieberitis und mögliche Handlungsoptionen.

Viel Spaß dabei ... und nicht aufschieben!

Erfolgreiche Kanzleientwicklung ist eine Frage der richtigen Balance.

Ideal ist ein - natürlich instabiles - Gleichgewicht zwischen leicht zu großen Aufgaben und einer etwas zu großen Struktur.

Zu große Aufgaben:

Auch hier ist Balance gefragt - und zwar die sehr delikate, etwas mehr Arbeit zu haben als Köpfe, die diese bewältigen. Menschen lernen vor allem dann, wenn sie gefordert werden. Aber Achtung: Sie lernen nicht, wenn Ssie überfordert werden ... da geraten sie eher in Panik!

Auch nicht alle Mitarbeiter brauchen "etwas zu große Aufgaben". In einer Kanzlei, in der mehr als die Hälfte der Mitarbeiter "mehr können wollen" als bisher, mache ich mir keine Sorgen um die Kanzleientwicklung.

Zu große Struktur:

Leider hinkt die Managementfunktion in Steuerberatungskanzleien etwas hinterher. Nie ist genug Zeit für Entwicklung. Erstellen Sie einfach mal eine Liste Ihrer derzeit offenen Aufgaben zu den Themen:

• Mitarbeiterentwicklung
• Qualitätsmanagement/Prozessoptimierung
• Marketing/Klientenbeziehung
• EDV und Technologie
• Honorargestaltung
• sonstige Managementaufgaben

Sie werden erkennen, was da noch zu tun ist. Wichtige Aufgaben, die nur darauf warten, erledigt zu werden.

Auch die Organisationsstruktur hinkt oft der Kanzleientwicklung nach; es fehlt die 2. Führungsebene (siehe auch "Wenn es an der Spitze eng wird").

Meine Beobachtungen zeigen immer wieder, dass überdurchschnittliche Erfolge gelingen, wenn diese Balance zwischen etwas zu großen Aufgaben und einer leicht zu großen Struktur gelingt.

Ihre Meinung?

Schon vor einiger Zeit habe ich im Blog gefragt, welche Fragen Sie im Zusammenhang mit Kanzleimanagement bewegen. Die Resonanz war leider ziemlich gering. Ich ziehe daraus allerdings nicht den Schluss, dass jeder von Ihnen wunschlos glücklich ist.

Im Zusammenhang mit der derzeitigen Wirtschaftslage (die allerdings in den Steuerberatungskanzleien noch nicht in vollem Ausmaß spürbar ist), muss es offene Fragen geben. Sei es zu Auftragsgewinnung, Klientenbindung, Krisenprävention, Kanzleistrategie etc.

Ich freue mich, wenn es hier zu einem Austausch darüber kommt, was Ihnen unter den Nägeln brennt. Es wird von Vorteil für Sie sein, weil ich dann genau diese Themen in den nächsten Ausgaben des Newsletters bearbeiten kann.

Also zögern Sie nicht - wo brennt es?

Über "Fragen Sie Stefan" können Sie mir alle Fragen rund um das Kanzleimanagement stellen. Gerne beantworte ich sie. Auch hier im Blog möchte ich Ihnen die Gelegenheit bieten, Fragen zu stellen. Ich weiß, dass Steuerberater offene Fragen haben - besonders zur Honorargestaltung. Kommt nämlich eine Gruppe Steuerberater zusammen, dann vergeht nicht allzu viel Zeit und sie landen beim Thema "Honorar". Ich meine, es ist Zeit, viele Missverständnisse aufzuklären. Erfolgreiche Honorargestaltung ist wirklich einfach. Sie sind nicht dieser Meinung? Fragen Sie mich!