Was hat Prozessoptimierung mit Disruption gemein?

Die Welt, folgerichtig auch die Berufswelt der Steuerberater, verändert sich im Moment schneller und umfangreicher, als dies jemals bisher der Fall war. Das ist nun wahrlich keine großartige Neuigkeit, werden Sie sich denken. Und haben damit vollkommen recht. Allerdings gibt es einen großen Unterschied zwischen normalen innovativen Veränderungen, wie sie in allen Branchen vorkommen kann, und einer disruptiven Innovation. Der Unterschied liegt in der Art und Weise der Veränderung. Während es sich bei einer Innovation um eine Erneuerung handelt, die den Markt nicht grundlegend verändert, sondern lediglich weiterentwickelt, bezeichnet die disruptive Innovation eine komplette Umstrukturierung, beziehungsweise Zerschlagung des bestehenden Modells. Der Begriff Disruption leitet sich von dem englischen Wort disrupt - zerstören, unterbrechen - ab und beschreibt einen Vorgang, der vor allem mit dem Umbruch durch die Digitalisierung im Zusammenhang steht: Traditionelle Geschäftsmodelle, Produkte, Technologien oder Dienstleistungen werden von vollkommen neuen Wegen abgelöst und vollständig verdrängt.

Alle Kanzleien, die sich nur mit dem aktuellen Status Quo vertraut machen, werden ehrlich gesagt unsanft erwachen, wenn Automatisierung und Digitalisierung die Branchenwelt weiter in diesem rasanten Tempo verändern werden, wie bisher abzusehen ist. Der Blick auf andere ehemals hocherfolgreiche Firmen, die zur Gänze vom Markt verschwunden sind, sollte Motivation genug sein.

Wenn Sie jetzt immer noch diesen Beitrag lesen, nehme ich an, dass Sie daran interessiert sind, die Veränderung in Ihrer Kanzlei aktiv anzugehen. Das ist gut – ich arbeite gerne mit Menschen wie Ihnen! In diesem Beitrag werde ich fünf mögliche Trends beschreiben. Aus der Beschäftigung mit diesen Trends können Sie Ideen gewinnen, um Ihre Kanzlei auf dem zukunftsfähigen Weg zu halten.

Strategie-Trend # 1: Prozessoptimierung ist eine strategische Säule der Kanzlei

Die Zeiten des Denkens, dass Prozessoptimierung etwas ist, an dem nur Mitarbeiter und administratives Personal arbeiten, sind längst vorbei. In zukunftsfähigen Kanzleien ist Prozessoptimierung eine der zentralen Säulen des gesamtstrategischen Plans. Das heißt, die Führungsebene ist aktiv daran beteiligt. Es bedeutet auch, dass in größeren Kanzleien ein Team sich das ganze Jahr über  damit beschäftigt, wie Prozesse kontinuierlich zu verbessern sind. Es geht dabei nicht nur darum, Best Practice Ideen von außen durch Fort- und Weiterbildung oder auch von anderen Kanzleien zu übernehmen, sondern Best Practices von morgen selbst zu kreieren. Wenn Sie sich nämlich mit den Best Practice Ideen einer anderen Kanzlei zufrieden geben, dann geben Sie sich eigentlich mit dem Status quo zufrieden. Diese Best Practice ist möglicherweise schon veraltet.

Hier ist ein Paradebeispiel: Viele Kanzleien, mit denen ich arbeite, sagen derzeit, dass sie nahezu papierlos sind. Vielfach geht es hier um einen Teilbereich – beispielsweise die papierlose Buchführung. Allerdings kann ich beobachten, dass sie seit zehn Jahren nahezu papierlos sind. Wenn diese Kanzleien denken, dass Sie modern sind, nur weil Sie nahezu papierlos sind - oder noch schlimmer, die Inhaber denken, dass ihre Prozesse gut sind, weil Sie papierlos sind, ist das beängstigend.

Ich kann die Anzahl der Kanzleien, die wirklich papierlos sind, an einer Hand abzählen. Die große Mehrheit der papierlosen Kanzleien sagt das nur. Bei genauer Betrachtung sind sie alles andere als papierlos. Wenn Prozessoptimierung wirklich eine wichtige strategische Säule in Ihrer Kanzlei ist, müssen Ihre Aktionen mit Ihren Worten übereinstimmen.

Strategie-Trend # 2: Die digitale Klientenerfahrung

In den letzten Jahren war die größte Veränderung, die ich in erfolgreichen Kanzleien beobachten konnte, die Tatsache, dass sie ihren Klienten eine wirklich klientenfreundliche digitale Erfahrung anbieten können. Ich bin der Überzeugung, dass die Tage der Argumente "Meine Klienten wollen das nicht" zu Ende gehen. Ich habe dieses Argument übrigens immer für eine Ausrede gehalten, deren Übersetzung fairer Weise lauten müsste „Ich will das eigentlich nicht“- was auch immer die wahren Gründe dafür sein mögen. Selbst wenn dies der Fall wäre, wenn Ihre Klienten keine Technologie annehmen möchten, sollten Sie sich ernsthaft die Frage stellen: Ist das jenes Klientel, mit dem Sie in den nächsten 10 bis 20 Jahren erfolgreich sein wollen? Ich kann mir nicht vorstellen, dass engagierte junge Berater und ebenso, motivierte Mitarbeiter in einer derartigen Kanzlei tätig sein wollen.

Ich sehe, dass zukunftsfähige Kanzleien alle vernünftigen Technologien nutzen, um ihren Klienten das Leben zu erleichtern. Es ist so viel einfacher für Klienten, ihre wichtigen Informationen über einen Link in der Cloud abzurufen. Es ist so viel einfacher, Steuererklärungen digital zu signieren (wie z.B. beim Leihauto). Klienten lieben es, wenn ihre eigenen Rechnungswesenprozesse schlanker werden. Das Klientenerlebnis prägt den Erfolg von digitalen/automatisierten Prozessen.

Ein wichtiger Punkt, den Sie jedenfalls trotz aller Technik, Automatisierung und Digitalisierung im Auge behalten sollten: Nur weil Sie dem Klienten die Zusammenarbeit mit Ihnen und der Kanzlei mit Hilfe modernster Techniken so einfach wie möglich machen, heißt das noch lange nicht, dass Sie aufhören mit ihm zu kommunizieren. Ganz im Gegenteil! Face-to-Face Kommunikation, Videokonferenzen und das gute alte Telefongespräch bleiben immer noch ein Muss, um Klientenbeziehungen aufzubauen und zu fördern. Die Technik, richtig eingesetzt  vereinfacht vieles und Sie und Ihre Mitarbeiter gewinnen Zeit, um sie in die Qualität der Beziehung zu investieren.

Strategie-Trend # 3: Offenheit für Automation und Wachstum

Technologie, Automatisierung und künstliche Intelligenz verändern die Branche und werden die abrechnungsorientierten Leistungen Ihrer Kanzlei weiter verändern. Von der automatischen Erstellung von Steuererklärungen bis hin zum automatischen Ausfüllen von Arbeitspapieren der Wirtschaftsprüfung ist die Technologie bereits vorhanden bzw. wird sie rasant weiter entwickelt. Moderne Technologien ermöglichen es, noch viel mehr von dem zu automatisieren, was Steuerberater bisher leisten. Das mag einige erschrecken, aber meiner Meinung nach bietet es eine große Chance für die Zukunft (Lesen Sie dazu auch: Digitalisierung & Automatisierung – Endlich!). Diese Veränderung wirkt sich jedenfalls auf die Honorare für abrechnungsorientierte Leistungen aus (Lesen Sie dazu auch Der Steuerberater als Orakel). Wenn Ihr Kanzleiumsatz zu einem großen Teil auf derartigen Leistungen beruht, dann sollten Sie sich Sorgen machen. Führende Kanzleien machen dies jedoch zu ihrer bisher größten Chance. Nämlich über standardisier- und automatisierbare Leistungen  hinauszugehen und ihren Klienten mehr beratende Leistung und strategische Dienstleistungen anzubieten. Hier wird in Zukunft ein Großteil des Umsatzwachstums in den Kanzleien liegen.

Strategie-Trend # 4: Simplizität

Simplizität ist ein Begriff, der in der Steuerberaterbranche nicht unbedingt Tradition hat. Ganz im Gegenteil. Die Komplexität des Steuerrechtes, mit all seinen ständigen Reformen seitens des Gesetzgebers, hat die Tätigkeit der Berater für Klienten wenig bis gar nicht verstehbar und durchschaubar gemacht. Dementsprechend komplex und zu kompliziert sind viele Tätigkeiten in der Branche geworden. Was Klienten heute tun und leisten müssen, um allen Anforderungen der Gesetzgeber gerecht zu werden, ist viel höher als noch vor zehn oder gar zwanzig Jahren. Obwohl neue Software und Technologien viele Tätigkeiten übernehmen, wurde nie daran gedacht, die kanzleiinternen Prozesse korrekt auszurichten und zu aktualisieren. Wenn Sie Schritte hinzufügen, was nehmen Sie weg? Wie viel Zeit sparen Sie wirklich dabei? Ich sehe einen großen Bedarf für Kanzleien, Simplizität zu denken: D.h. einfache und praktische Wege zu finden, um die von Ihnen selbst geschaffene Komplexität wieder zu reduzieren. Dies wird nicht nur die Effizienz verbessern, sondern auch die Qualität erheblich verbessern.

Strategie-Trend # 5: Inhaber, Partner und Führungskräfte treiben den Wandel voran

Last but not least verstehen die zukunftsfähigen Kanzleien, dass alte Denkweisen alle zurückhalten. Während Inhaber und Partner alle Verbesserungsbemühungen unterstützen, ermöglichen erfolgreiche Kanzleien ihren Führungskräften, die Prozess- und Technologieänderungen, die in ihren Kanzleien stattfinden, voranzutreiben. Prozessoptimierung erfordert eine globale Perspektive auf die gesamtstrategische Ausrichtung der Kanzlei und ist daher Führungssache. Lassen Sie Ihre Kanzlei also nicht von einigen „Oldschool“- Partnern oder auch „Oldfashioned“- Klienten zurückhalten. Während es kurzfristig gelegentlich notwendig erscheint zu beruhigen, ist es eine langfristige Verpflichtung gegenüber der Kanzlei, den Wandel voranzutreiben.

Ich kann mir nicht vorstellen, dass es für junge engagierte und motivierte Berater und Mitarbeiter spannend ist, in veralteten Prozessen mit veralteter Technologie zu arbeiten. Ebenso gehe ich davon aus, dass erfolgreiche Klienten auch so denken. Seien Sie also nicht derjenige, der am Status quo festhalten will, sondern begrüßen Sie aktiv den Wandel!

Das könnte Sie auch noch zu diesem Thema interessieren:

Zum Sehen: Steuerberatung vor dem Abgrund?

Zum LESEN und zum HÖREN: Automatisierung und Digitalisierung in der Steuerberatung

Ausführlicher Beitrag zum Lesen:

6 konzentrische Kreise der Digitalisierung und Automatisierung in der Steuerberatung

Zum SEHEN und HÖREN: IT & Steuerberatung - LIVE