Wer sich mit den Möglichkeiten der Automatisierung/Digitalisierung im Rechnungswesen  beschäftigt, entdeckt sehr schnell, dass es eine fast unüberschaubare Zahl an Anbietern außerhalb der Kanzlei-Software-Lösungen gibt.

Zur Bewältigung des zweiten und dritten Kreises der Automatisierung und Digitalisierung ist eine Auseinandersetzung mit den sogenannten Vorsystemen der Klienten die notwendige Voraussetzung. Im zweiten Kreis in der Hinsicht, die vorhandenen Anwendungen ideal zu nützen und im dritten Kreis, dem Klienten Anwendungen, d.h. Software-Lösungen für das Rechnungswesen, vorzuschlagen.

Immer wieder stelle ich fest, dass der Fokus in den Kanzleien sehr eng gesetzt ist, in dem man sich nur auf die Lösungen der Kanzlei-Software konzentriert. Mitarbeiter im Rechnungswesen sind natürlich mit der optimalen Nutzung dieser Anwendungen schon gefordert und scheuen sich, „den Blick über den Tellerrand“ zu wagen.

Um mir selbst ein Bild über diese bestehende Herausforderung machen zu können, bat ich meine Mitarbeiterin Sophie eine kleine Recherche durchzuführen, welche sinnvollen Programme es im Zusammenhang mit der Rechnungserstellung und deren Verwaltung gibt. Sophie hat keine umfassende Ausbildung in Buchhaltung, sie kennt die wesentlichen Grundzüge aus der Schule und der Mitarbeit im Rechnungswesen im elterlichen Unternehmen.

Hier nun das Ergebnis ihrer Recherche. Am Ende des Beitrags finden Sie auch ein Dokument zum Downloaden über die Vor- und Nachteile der Anwendungen und meine Schlüsse aus der Recherche-Arbeit.

Erfahrungsbericht Recherche Rechnungsprogramme

Bei meiner (Sophies) Recherche nach einem Rechnungsprogramm, mit dem man einfach online seine Rechnungen erstellen kann, bin ich auf viele verschiedene Programme gestoßen. An sich ist die Suche nach einem Online-Rechnungserstellungsprogramm recht einfach. Suchmaschinen liefern einem sofort viele Vorschläge. Die verschiedenen Rechnungsprogramme zu testen und abzuwägen, welches Programm für die Kanzlei bzw. das Unternehmen am geeignetsten ist, nimmt jedoch einige Zeit in Anspruch.

Um Kanzleien/Unternehmen die Suche/Entscheidung etwas zu erleichtern, möchte ich meine Erfahrungen hier kurz zusammenfassen.

Eines der drei Rechnungsprogramme, die ich getestet habe, ist Easy Bill. Easy Bill ist ein Online-Rechnungsprogramm, die Daten sind also in einer Cloud gespeichert. Mit dem Benutzerkonto kann man sich auf jedem beliebigen Gerät anmelden und auch von unterwegs seine Rechnungen erstellen. Easy Bill bietet Pakete in verschiedenen Preisklassen an, beginnend mit dem Basic-Paket ab 7,84 € pro Monat als Jahres-Abo.

Zu den Basics zählen die Erstellung von Rechnungen, Angeboten und Mahnungen, die Möglichkeit, 20 Kunden anzulegen, E-Mail Versand und der Upload von einer eigenen Briefpapiervorlage als PDF-Datei. Des Weiteren ermöglicht Easy Bill das Anlegen von Produkten und Dienstleistungen mit Preis, bestimmtem Umsatzsteuerprozentsatz und vieles mehr. Auch Reverse Charge funktioniert mit Easy Bill schnell und einfach. Rechnungsbestandteile können in der Vorlage beliebig aktiviert oder deaktiviert werden, es können mehrere Vorlagen angelegt werden und die Vergebung der fortlaufenden Rechnungsnummer erfolgt nach einmaliger Eingabe unter den Einstellungen automatisch. Easy Bill ist sehr benutzerfreundlich aufgebaut und einfach zu bedienen.

Neben Easy Bill habe ich auch die kostenlose Testphase von sevDesk genutzt, um mir einen Überblick von den angebotenen Funktionen zu verschaffen. SevDesk ist ebenfalls ein Online-Rechnungsprogramm, welches die Daten in einer Cloud speichert und den Zugang von jedem beliebigen Gerät ermöglicht. sevDesk bietet drei verschiedene Pakete an: Das Paket Rechnung kann bei einer Laufzeit von 24 Monaten ab 6,50 € im Monat erworben werden und bietet wie das Basic Paket von Easy Bill das Erstellen von Rechnungen, Angeboten und Mahnungen, sowie das Anlegen von Kunden. Auch bei sevDesk besteht die Möglichkeit, eine eigene Briefpapiervorlage als PDF-Datei zu uploaden und Kunden anzulegen. Bezüglich der Rechnungsposten ist man bei sevDesk etwas eingeschränkt und hat nicht die Möglichkeit, Rechnungsposten beliebig zu aktivieren oder zu deaktivieren. Die Umsatzsteuerregelung kann bei jeder Rechnung bearbeitet werden.

Im Paket Rechnung ist der Benutzer auf eine Person beschränkt, in anderen Paketen können weitere Benutzer hinzugefügt werden. Ähnlich wie Easy Bill ist sevDesk sehr übersichtlich. Durch das angebotene Tutorial lernt man schnell den einfachen Umgang damit.

Als drittes Programm habe ich die Software von OrgaMAX getestet. OrgaMAX kann als Software gekauft (ab 155,00 €) oder aber auch als Cloud-Version gemietet (Basisversion ab 15,00 € im Monat) werden. Mit der Basisfunktion können Kunden angelegt, Briefvorlagen, Kalender, To-Do-Listen und Zeitpläne verwendet, Rechnungen und Mahnungen erstellt werden und man erhält eine Statistik über die Geschäftsentwicklung, eine Umsatzanalyse und eine Ausgabenüberwachung, wenn notwendig. Mit Hilfe von 17 verschiedenen Zusatzmodulen für je 7,50 € im Monat kann das Programm beliebig erweitert werden. Ein paar Beispiele für diese Zusatzmodule sind die Verwaltung von Zahlungen/Überweisungen, Online Banking, Steuererklärungen, Voranmeldungen, Newsletter Versand und vieles mehr. Des Weiteren bietet OrgaMAX gegen einen Aufpreis, die Verwaltung von mehreren Unternehmen. Wird OrgaMAX als Software gekauft, ist für jeden Computer, auf dem mit dem Programm gearbeitet werden soll, eine eigene Lizenz notwendig. In der Basisversion ist ein Nutzer inkludiert, jeder weitere Benutzerzugang kann um je 22,50 € monatlich erworben werden. Nach meiner persönlichen Einschätzung ist das Dashboard von OrgaMAX sehr benutzerfreundlich gestaltet, durch die vielen Erweiterungen wird das Programm jedoch etwas kompliziert/unübersichtlich.

Zusammenfassend kann man sagen, dass Easy Bill und sevDesk zwei ziemlich ähnliche Programme sind und die Entscheidung hier von den Vorlieben des Designs bzw. des Aufbaus des Programmes abhängt. OrgaMAX bietet eine individuellere Zusammenstellung des Programmes, ist jedoch auch nicht mehr ganz so preiswert, wie die beiden Online-Rechnungsprogramme. Alle 3 bieten eine einfache, einmalige Eingabe der Unternehmensdaten und ermöglichen die rasche Erstellung von Rechnungen.

Ich habe auch weitere Programme wie zum Beispiel Easy Firma oder Top-Rechnung10 getestet, jedoch waren mir diese zu kompliziert und unübersichtlich im Aufbau etc. Wer auf der Suche nach einem geeigneten Rechnungsprogramm ist, sollte sich genügend Zeit nehmen, ein Programm von A – Z durchzutesten und sich genau über mögliche Funktionen informieren. Da die meisten Anbieter von Rechnungsprogrammen eine kostenlose Testphase anbieten, ist dies gut möglich. Einige Rechnungsprogramme bieten auch nützliche Video-Tutorials, Live-Chats oder eine Führung durch das Programm an. Mit Hilfe dieser Tools wird das Erkunden eines Programmes nochmals vereinfacht und man sollte sie unbedingt nutzen, um jedes kleinste Detail ausfindig zu machen.

Schlussfolgerungen aus der Recherche-Arbeit

Zu aller Erst möchte ich mich bei Sophie bedanken, denn sie hat ihre Aufgabe bravourös gemeistert. Sie erhielt von mir im Vorhinein keine dezidierten Vorgaben, sondern leidglich die Aufgabenstellung, Entscheidungsgrundlagen zu Business-Anwendungen für kleinere Unternehmen zusammenzustellen. Ihr übliches Aufgabengebiet ist nicht die Buchhaltung, sodass die Aufgabenstellung für sie naturgemäß schwieriger ist, als dies für einen „gestandenen“ Buchhaltungs-Mitarbeiter ist.

Bitte betrachten Sie diese Markt-Recherche nicht als umfassende Recherche. Ich wollte nur zeigen, dass man sich mit relativ wenig Zeiteinsatz einen ersten guten Überblick verschaffen kann. Weiters erhält jeder Mitarbeiter, der sich einmal mit einer derartigen Aufgabenstellung befasst, ein gutes Gespür über die vorhandenen Möglichkeiten. Er wird damit auch leichter, Klienten auf die eingesetzten Rechnungsprogramme ansprechen können. Und er kennt die Software bereits, wenn der Klient das eine oder andere Programm schon nutzt.

Ein sehr großer Anteil des Kanzleiumsatzes wird mit kleinen Klienten erzielt. Hier höre ich oft von eingeschränkten Möglichkeiten der Automatisierung. Mit smarten Lösungen und/oder den vorhandenen Tools der Kanzlei-Software kann auch für diese (Klein-)Klienten die Buchhaltungsarbeit sehr weit automatisiert werden. Ich empfehle daher, dass sich Mitarbeiter im Rechnungswesen einer Steuerberatungskanzlei über die angebotenen Anwendungen schlau machen sollten. Klienten werden eine sinnvolle Unterstützung in der Rechnungserstellung, -verwaltung enorm schätzen. Einmal richtig eingerichtet, ersparen smarte Lösungen beiden (Klient und Kanzlei) Zeit, die für wichtigere Aufgaben – beim Klienten und in der Kanzlei – eingesetzt werden können.