Wussten Sie, dass es richtig viele Menschen gibt, die, auch wenn sie im Urlaub sind, regelmäßig ihre Mails lesen und beantworten und lieber auf eine Abwesenheitsnotiz verzichten? Wussten Sie auch, warum viele Menschen das tun? Man könnte meinen, weil Sie sich die Mühe ersparen wollten, dass nach Ihrem Urlaub eine regelrechte Flut an Nachrichten über sie hereinbricht. Wozu dann überhaupt Urlaub, frage ich mich. Tatsache ist allerdings, dass viele Menschen sich regelrecht scheuen öffentlich bekannt zu geben, dass Sie sich eine freie Zeit gönnen, um nur ja nicht als Faulpelz oder gar als Genussmensch wahrgenommen zu werden.

Wir alle brauchen immer wieder eine Auszeit aus dem Berufsleben, um dann mit neuer Energie und Freude wieder durchzustarten. Ich möchte Ihnen beschreiben, wozu eine Abwesenheitsnotiz fähig ist, wenn sie nur ein klein wenig mehr Sorgfalt für ihren Inhalt verwenden.

Eine anonyme Abwesenheitsnotiz wie beispielsweise in dieser Form:  

Vielen Dank für Ihre Nachricht, ich bin bis zum DATUM leider nicht erreichbar, werde mich danach aber gerne umgehend bei Ihnen melden – haben wir alle schon einmal bekommen.

Alles, was wir dabei erfahren ist, dass jemand nicht für uns da ist und es ihm auch noch leid tut. Kein Wunder also, dass der Schreiber bereits im Urlaub ein schlechtes Gewissen hat … über 90% der Abwesenheitsnotizen sind so formuliert. Langweilig und in dieser Kürze auch nicht weiter hilfreich.

TIPP 1 | Geben Sie etwas von sich preis

Wir vertrauen Menschen mehr, wenn wir eine Beziehung zu diesen Menschen haben. Beziehungen entstehen dadurch, dass wir anderen etwas von uns mitteilen und umgekehrt uns auch für das, was unser Gegenüber tut, interessieren. Eine Abwesenheitsnotiz kann eine kleine feine Gelegenheit sein, Ihren Klienten etwas darüber zu berichten, was Sie gerade tun.

Warum sind Sie in dieser Zeit nicht in der Kanzlei?
Was lernen Sie auf diesem Seminar oder auf der Fortbildung?
Wohin fahren Sie in Ihrem Urlaub und worauf freuen Sie sich besonders?

Geben Sie genau so viel preis, soweit Sie sich damit wohlfühlen. Denken Sie daran, dass Ihre Erzählung ein wunderbarer Aufhänger für ein Gespräch beim nächsten Kontakt sein kann.

Lieber E-Mailschreiber!
Ich nutze  folgende Tage DATUM, um eine Veranstaltung zu besuchen, die sich ausschließlich um das Thema Klientenbetreuung drehen wird. Ich möchte dort noch weitere Ideen und Anregungen kennenlernen, um meine Klienten noch besser verstehen und betreuen zu können. In dieser Zeit werde ich meine Mails nur gelegentlich lesen, telefonisch bin nicht erreichbar. Wenn Sie vor DATUM ein dringendes Anliegen haben, hilft Ihnen meine wunderbare Kollegin KONTAKTDATEN gerne weiter.

TIPP 2 | Bieten Sie Ihren Lesern etwas an

Wenn Sie selbst nicht erreichbar sind, Ihre Website ist immer erreichbar. Bauen Sie in Ihre Abwesenheitsnotiz einen Link  ein, der vielen Lesern einen Nutzen bieten kann. Wählen Sie einen Artikel mit aktuellem Inhalt.

Lieber Leser!
Ich hoffe, auch Sie genießen den Sommer. Ich entspanne mich gerade mit meiner Familie am Meer. Ich freue mich darauf, endlich auch einmal ausreichend Zeit für meine Liebsten zu haben. Und ich freue mich auch darauf, Ihnen nach meiner Rückkehr am DATUM mit neuer Energie wieder mit Rat und Tat zur Seite zu stehen. In der Zwischenzeit möchte ich Sie einladen, einen Artikel auf meiner/unserer Homepage zu lesen, für den ich außergewöhnlich viel positives Feedback von meinen/unseren Klienten erhalten habe. Darin finden Sie viele Anregungen, wie Glück auch am Arbeitsplatz möglich ist: Darf Arbeit glücklich machen?

TIPP 3 | Wer sind Ihre Leser?

Die Technik macht vieles möglich. Unterhalten Sie sich mit Ihrem EDV-Fachmann, was Ihr Mailprogramm alles hergibt. Verschieden Mailprogramme können beispielsweise automatisierte Nachrichten nur an Kontakte aus Ihrem Adressbuch senden, statt an Leute, die Sie überhaupt nicht kennen. Diese Features erlauben Ihnen größere Flexibilität in der Gestaltung Ihrer Nachricht. So können Sie beispielsweise an Ihre Kollegen eine persönlichere Nachricht senden als an externe Empfänger.

Scheuen Sie nicht das Experiment. Nutzen Sie diesen Sommer für den Start und genießen Sie, wenn Ihre kleine feine Nachricht der Auslöser für eine neue Art des Beziehungsmanagements ist. Ich wünsche Ihnen viele wunderbare Gespräche mit Ihren Klienten, die auch Ihnen erzählen wie sie den Sommer verbracht haben oder wie wichtig Ihnen freie Zeit mit Ihrer Familie ist.

[1] Diese erfrischenden Ideen stammen von Michelle Gielan; adaptiert aus HBmanager Juni 2019