Das 1x1 einer gelungenen Präsentation

Ein Kurzvortrag zu fachlichen Themen, eine Projektdarstellung, die Präsentation eines Angebots, die Vorstellung der eigenen Kanzlei oder jede Bilanzbesprechung – Präsentationen stehen in der Steuerberatungskanzlei auf der Tagesordnung.

Der folgende Beitrag kann nicht eine solide Ausbildung zur Präsentationstechnik ersetzen, er liefert jedoch Ratschläge, um bei Ihren Zuhörern besser anzukommen. Das „Geheimnis“ einer erfolgreichen Präsentation liegt in der Beachtung ein paar weniger Grundsätze und dem kontinuierlichen Üben. Es gibt nur ein paar wenige Naturtalente, denen es gelingt, die Zuhörer mit Ihrem Vortrag zu fesseln. Alle anderen müssen hart trainieren, um die Gunst des Publikums zu gewinnen.

1. Bedürfnisorientierte Präsentationen – Was interessiert meine Zuhörer?

Niemand ist an reinen Informationen interessiert, aber jeder daran, was diese Informationen für Ihn für eine Bedeutung haben. Wenn Sie eine Präsentation für die Klienten Ihrer Kanzlei vorbereiten, dürfte Ihnen die Beantwortung dieser Frage nicht schwer fallen. Meist kennen Sie Ihre Zuhörer bereits aus einer längeren Geschäftsbeziehung. Finden Sie zusätzlich noch Schnittstellen zwischen Ihren eigenen Informationen und den Interessen Ihrer Zuhörer – je größer, je besser.

Mit einer genauen Analyse der Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Zuhörer erleichtern Sie sich nicht nur die Vorbereitung der Inhalte Ihrer Präsentation, sondern Sie können auch einer anschließenden Fragerunde entspannt entgegen sehen. Die Analyse zahlt sich allemal aus, weil jeder Zuhörer instinktiv spürt, dass Sie sich mit ihm beschäftigt haben.

2. Klare Zielvorstellungen – Was möchte ich mit meiner Präsentation erreichen?

„Ich will mit meiner Präsentation erreichen, dass …“ Vervollständigen Sie diesen Satz. Diese Formulierung zwingt sie, weg vom Aufgabendenken und hin zum Zieldenken zu kommen. Klare, überprüfbare Ziele helfen Ihnen bei der Vorbereitung. Neben sachlichen Zielen haben wir alle immer auch persönliche Ziele – die so genannte „Hidden Agenda“ – planen Sie auch diese.

Das Ziel ist nicht das, was Sie sagen möchten, sondern das, was Sie mit dem Gesagten erreichen möchten.

3. Übersichtliche Strukturen und Inhaltsangaben – Der rote Faden

Nichts ist verwirrender als ein Redner der ständig zwischen seinen Punkten hin und her springt. Geben Sie am Beginn Ihrer Präsentation die Struktur bekannt und erinnern Sie zur Orientierung zwischendurch daran. Die Agenda in der Einladung anzuführen oder die Tagesordnung auf einem Flipchart zu platzieren, sind gute Lösungen dafür. Eine gute Gliederung ermöglicht Ihren Zuhörern den Überblick zu bewahren. Der Zuhörer sollte sich nicht ständig fragen: „Wo führt das hin?“ oder „was soll das Ganze?“

4. Einfache, leicht verständliche Informationen

Was für Fachleute einfach und banal erscheint, ist möglicherweise für unsere Zuhörer bereits ein hochkomplexes Geschehen. Wenn dem nicht so wäre, würde er nicht Ihre Beratung beanspruchen. Ihre Leistung besteht in der Übersetzung des Fachchinesischen in eine alltagstaugliche Sprache. Sind Fachausdrücke unumgänglich hat der Zuhörer unaufgefordert das Recht einer Erklärung.

5. Neue, interessante Tatsachen und Gedanken

Zeit ist eine wesentliche Ressource. Was für Sie gilt, ist von ebensolcher Bedeutung für Ihre Zuhörer. Bestimmt halten Sie nicht eine Präsentation ab, um nur eben ein bisschen zu plaudern. Selbst die Bilanzpräsentation des vergangenen Wirtschaftsjahres enthält wesentlich mehr als unerhebliche und „nur“ aufgewärmte Informationen (siehe dazu auch "Bilanzpräsentationen erfolgreich und wirksam gestalten"). Ihre Aufgabe besteht darin, aus der prägnanten Interpretation des Vergangenen zu den Erfolg versprechenden Maßnahmen in der Zukunft zu gelangen.

6. Knappe, präzise Informationen

Langweilen Sie Ihre Zuhörer nicht mit mühsamen Details, sondern betonen Sie den zu erwartenden Nutzen. Der Nutzen wird vor allem dann erkennbar, wenn Sie konkrete Beispiele, Fragestellungen oder Zahlen aus der Welt Ihrer Zuhörer wählen. Die Devise lautet immer: KISS! „Keep it small and simple“. Das bedeutet, Überflüssiges weg zu lassen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

7. Zusammenfassungen – Was war das Wesentlichste?

Bedenken Sie, dass Ihre Zuhörer manches von dem, das Sie vortragen, zum Ersten Mal hören. Geben Sie ihnen daher Gelegenheit das Gesagte zu vertiefen und zu verankern. Eine kurze Zusammenfassung von Sinneinheiten ist nicht überflüssig sondern hilft Neues und Unbekanntes mit bereits vorhandenem Wissen zu verbinden. Wer detailliertere Fragen hat wird sich (z.B. in der Fragerunde) sowieso wieder an Sie wenden.

8. Klare Entscheidungsgrundlagen – Welche Fakten zählen?

Vermitteln Sie nicht Meinungen sondern Fakten. Wenn Sie mehrere Alternativen darstellen, müssen Sie die Folgen einer Entscheidung mit Daten und Tatsachen belegen. Voraussichtliche Kosten, Zeitaufwand, zu erwartender Nutzen etc. sollten ausreichend dargelegt werden. Untermauern Sie Ihre Aussagen mit Fakten. Wichtig ist dabei, dass Ihre Zuhörer das Gefühl haben, selbst zwischen den verschiedenen Möglichkeiten entscheiden zu können. Niemand lässt sich gerne bevormunden. Das erzeugt nur unnötigen Widerstand.

9. Emotionale Anregungen und Inspiration

Besonders das Ende einer Präsentation ist – wie auch der Anfang – unverhältnismäßig wichtig. Nutzen Sie daher die Stimmung am Schluss Ihrer Präsentation um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Schließen Sie mit einer „merkwürdigen“ Botschaft und geben Sie Ihren Zuhörern etwas mit auf den Weg, z.B.: eine Zusammenfassung, einen Ausblick, eine Aufforderung, einen Kompromiss, ein Schlagwort, ein Zitat, eine Parabel, Hoffnung …

10. Ehrliche Wertschätzung

Erzeugen Sie Wohlwollen bei Ihren Zuhörern; es darf auch einmal ein Kompliment sein oder die Betonung von Gemeinsamkeiten; bringen Sie den Zuhörer zum „Ja“-Sagen; Schmeichelei und Arroganz hingegen sind bei jedem Publikum unbeliebt.

11. Fördern Sie den Dialog mit Ihren Zuhörern

Sprechen Sie Ihr Publikum direkt an. Beziehen Sie Ihre Zuhörer aktiv mit ein. Dies schafft Spannung und Aufmerksamkeit. Es zeigt zudem, dass Sie sich Mühe gegeben haben, sich auf Ihr Publikum vorzubereiten und signalisiert von der ersten Minute an Ihre Dialogbereitschaft. Wenn Sie derart Ihre Präsentation gestalten, ist im Anschluss daran auch die Fragerunde energievoll vorbereitet. Ihre Zuhörer müssen nicht erst langwierig vom Konsumationsmodus in den Diskussionsmodus überwechseln, sondern sind es schon gewohnt, aktiv teil zu nehmen.

12. Raumverhältnisse – Können mich meine Zuhörer gut sehen und hören?

Last but not least: Für eine perfekte Vorbereitung einer Präsentation ist es ratsam, sich auch den Raum anzusehen, in dem Sie Ihre Präsentation halten werden. Checken Sie die technischen Hilfsmittel, die Sie verwenden wollen. Die Qualität Ihrer visuellen Hilfsmittel hängt wesentlich von der technischen Ausstattung vor Ort ab. Entfernen Sie, soweit es gestattet ist vorhandene Energievampire, die die Aufmerksamkeit Ihres Publikums rauben (z.B. alte Flipchartblätter von Vorrednern, herumliegendes Werbematerial … usw.). Ihre Zuhörer werden es schätzen, wenn Sie freie Sicht auf Sie haben. Die Aufmerksamkeit ist Ihnen damit sicher.

Man sieht nicht, was man nicht sieht!

Das ist kein eigenartiges Wortspiel, sondern eine ernst gemeinte Empfehlung. Tatsächlich bemerkt nur ein routinierter Vortragender, wenn er beispielsweise ständig mit einem Stift herumspielt. Nur wer viel Übung besitzt, wird im richtigen Augenblick den Stift zur Seite legen können, um dann ohne „Bewaffnung“ weiter zu sprechen. (Sie haben richtig gelesen: Ein spitzer Gegenstand in der Hand eines Redners weckt bei Zuhörern die Assoziation einer Waffe und sie können sich dadurch bedroht fühlen).

Bei wenig Routine mit öffentlichen Auftritten sollten Sie Ihre Präsentation unbedingt üben. Stellen Sie sich vor einen Spiegel, betrachten Sie sich selbst. Nehmen Sie sich auf Kassette oder Minidisc auf. Gefällt Ihnen was Sie sehen und hören? Ihr Partner oder ein Kollege könnte Ihr Testpublikum sein. Bitten Sie um ehrliches Feedback.

Eine äußerst wirksame Methode zur Verbesserung der Präsentationskompetenzen ist professionelles Feedback in der Echtsituation des Vortrags. Ich schätze es bei meinen Vorträgen ungemein, wenn mir Christine – meine Lebenspartnerin und ausgebildete Pädagogin – unmittelbar nach dem Vortrag wertvolle Tipps für die weitere Optimierung des Vortrags gibt. Das ist die einzige Möglichkeit, immer wieder ein Stückchen besser zu werden, weil man ja nicht sieht, was man nicht sieht.

Sie planen einen Vortrag? Sie bereiten eine größere Präsentation vor? Schreiben Sie mir, rufen Sie mich an, schreiben Sie an . Gerne geben wir Ihnen weitere Tipps für eine erfolgreiche Präsentation.

Lesen Sie dazu auch "Verstehen und verstanden werden bei der Bilanzbesprechung"