Unter Produktivität versteht man das Verhältnis zwischen Einsatz und Ergebnis oder zwischen Input und Output. Für die Erzeugung von Dingen trifft diese Betrachtungsweise uneingeschränkt zu: Wie gelingt es, in möglichst kurzer Zeit oder mit möglichst wenig Einsatz ein bestimmtes Produkt zu erzeugen?

Unter Produktivität in Steuerberatungskanzleien wird das Verhältnis zwischen produktiven und unproduktiven Stunden verstanden. Die Ergebnisse aus Branchenvergleichen zeigen immer wieder, dass sich die besten Kanzleien (bezogen auf den Gewinn) von den durchschnittlichen Kanzleien beim Faktor Produktivität nicht wesentlich unterscheiden (die Produktivität , so definiert,  liegt bei beiden knapp über 70 %). Ist die Produktivität insofern bedeutungslos? Kann hier sinnvoll der Hebel angesetzt werden? Falls ja, wie?

Eine andere Betrachtungsweise

Mit dem vorherrschenden Verständnis von Produktivität stößt man bei Kopfarbeitern sehr schnell an Grenzen. Mehr dazu auch in meinem Buch "Honorargestaltung gegen alle Regeln". Es mag bei Finanzbuchhaltung und Lohnverrechnung schon eine Bedeutung haben, z.B. festzustellen, wie viele Buchungszeilen oder Lohnabrechnungen ein Mitarbeiter in einer Stunde leistet. Produktivitätsverbesserungen bei abrechnungsorientierten Dienstleistungen sind natürlich durch eine Fülle von Maßnahmen möglich, wie z.B.:

Und unzweifelhaft sollten all diese Möglichkeiten ausgeschöpft werden.

Der entscheidende Punkt ist allerdings ein ganz anderer. Er liegt in einer geänderten Definition von Produktivität: Produktivität ist das genaue Abschätzen der Zeit, die man braucht, um eine Arbeit ungestört zu erledigen. D.h.:

1) Je besser es gelingt, vorher abzuschätzen, wie lange man für eine gewisse Tätigkeit braucht, desto besser kann man seine Arbeiten planen und vermeidet Leerläufe.

Und noch viel wichtiger:

2) Je ungestörter eine Tätigkeit erledigt werden kann, desto wahrscheinlicher ist eine enorm höhere Produktivität!

Jeder, ja wirklich jeder weiß, dass Unterbrechungen und Störungen DER größte Produktivitätskiller sind. Ein Telefonat mit dem Finanzamt, ein paar E-Mails zwischendurch, eine Frage des Kollegen und der Chef will auch noch was wissen – wie kann man dabei produktiv einen Jahresabschluss, eine Steuererklärung oder eine Buchhaltung erledigen? Ganz zu schweigen von der Erstellung einer Berufung oder eines Übergabekonzepts.

Es grenzt dann schon an Zynismus, wenn im Mitarbeitergespräch von „zu wenig produktiven Stunden“ die Rede ist.

Produktivität bei Kopfarbeitern hat vor allem mit "persönlicher Arbeitsmethodik" zu tun. Jeder Mitarbeiter wird Ihnen bestätigen, dass ungestörtes Arbeiten enorm dazu beitragen würde, seine Produktivität zu verbessern. Verfügt der Mitarbeiter dann auch noch über die Fähigkeit, exakt einschätzen zu können, wie lange er für die jeweilige Tätigkeit braucht (wenn er ungestört arbeiten kann), dann funktioniert Arbeitsplanung und es steigt die Produktivität (selbst wenn sich das Verhältnis der produktiven zu den unproduktiven Stunden nicht ändert).

Produktivität (so verstanden) ist gemeinsam mit Innovation und Marktstellung der stärkste Wachstumstreiber. Beim Kanzlei.Management.Forum „Wachstum! Fluch oder Segen?“ werde ich diesen Wachstumstreibern auf den Grund gehen. In den nächsten Newslettern mehr dazu!