Mag. Stefan Lami - Steuerberatung - Unternehmensberatung

Werbeagentur Linz

Kickoff-Meeting – Die Weichen auf Erfolg stellen

Einfach machen!

07.07.2015

Ich bin in der glücklichen Lage, sehr oft Kanzleien und daher auch Menschen bei Veränderungsprojekten begleiten zu dürfen. Diese Projekte sind immer spannend. Nicht alleine wegen der sachlich inhaltlichen Herausforderungen, sondern auch weil die beteiligten Menschen mit all ihren Emotionen und Befindlichkeiten diesen Kanzleientwicklungsprojekten ihre jeweils individuelle Prägung geben.
Wie sich in Kanzleien ein Veränderungsprojekt entwickelt, ist entscheidend davon abhängig, wie das Kickoff-Meeting oder der Kickoff-Tag gestaltet ist. Hier passiert die Weichenstellung für das gesamte Veränderungsprojekt. Wenn die Kanzleiinhaber und/oder die Führungskräfte hier auf die falsche Spur setzen, bedeutet das Energieverlust auf der gesamten Strecke und vielfach gelingen Korrekturen, die im Nachhinein gesetzt werden, nur noch unter großem Kraftaufwand, wenn überhaupt.

Führung auf dem Prüfstand

Ein Kick-Off-Meeting zu Jahresbeginn ist in vielen Kanzleien schon fest etabliert. Das ist ein sinnvolles Konzept. Die Mitarbeiter sollten dabei auf die Ziele des Jahres – und die zur Zielerreichung anstehenden Veränderungen – „eingeschworen“ werden.

Als Kanzleiinhaber sollten Sie auch bei einem derartigen Kick-Off-Meeting einen Fehlstart tunlichst vermeiden und den Auftakt sorgfältig planen und gestalten. Sie haben es in der Hand, einer neuen Phase in Ihrer Kanzlei einen guten Start zu verschaffen. Was immer Sie nämlich zum Auftakt an Ihre Mitarbeiter kommunizieren, Sie wecken damit Erwartungen. Das heißt für Kanzleiinhaber und weitere Führungspersonen unbedingt: Nehmen Sie Ihre Führungsrolle ernst! In kaum einer anderen Phase des Kanzleialltags werden Führungspersonen aufmerksamer beobachtet, als wenn es darum geht, Veränderungen in Kanzleien zu etablieren.

  • Nehmen die Inhaber und all die anderen Führungskräfte nur den Mund voll?
  • Sind der Chef und die Teamleiter überhaupt selbst von der Umsetzungsmöglichkeit überzeugt, oder bleibt eh alles wieder an den Mitarbeitern hängen?
  • Leben die Partner, Inhaber, Teamleiter selbst die Veränderung?

Das sind die Brenngläser, mit denen Ihr Verhalten im Alltag während eines Veränderungsprojektes begutachtet wird.

Den Auftakt gestalten

Ein gutes Kickoff-Meeting muss Klarheit schaffen. Sowohl auf der inhaltlichen Seite wie auch auf der Seite der damit zusammenhängenden Prozesse. Also ein erster Schritt in Sachen Motivation und Teambildung sein. Dabei gilt die Maxime: Das Eine kommt ohne das Andere nicht weiter.

Eine Veranstaltung, die diese Ziele bzw. Wirkungen erreichen will, bedarf einer sorgfältigen Vorarbeit und Vorbereitung. Eine flammende Rede zum Aufbruch ist dabei nur ein Baustein für den Erfolg. Sie brauchen Leute, denen Sie vermitteln können, dass sie außerwählt sind, etwas Großes für die Kanzlei und damit auch für ihre eigene Zukunft leisten zu können.

  • Verschaffen Sie allen Klarheit über übergeordnete Kanzleiziele, die Ziele der aktuellen Phase und die erwarteten Resultate.
  • Beschreiben Sie den Nutzen des Projekts bzw. der Jahresvorhaben für die Kanzlei. Stellen Sie dabei in den Vordergrund, dass die Veränderungen, die Sie sich vorgenommen haben, vor allem aus unternehmerischer Perspektive sinnvoll sind.
  • Sprechen Sie über das konkrete Vorgehen und anzuwendende Methoden.
  • Klären Sie etwaige Teamzusammensetzungen und Ihre eigene Rolle als Kanzleiinhaber, Partner oder Teamleiter.
  • Benennen Sie den realistisch zu erwartenden Arbeitsumfang und, wenn überhaupt möglich, vorgesehene Entlastungen vom Tagesgeschäft. Bedenken Sie: Arbeiten bei laufendem Motor sind nur bedingt möglich, manchmal aber auch unumgänglich.
  • Erarbeiten Sie Zeitpläne und definieren Sie Meilensteine.
  • Geben Sie dem Teambuilding Raum und Zeit als klar definierte Ressource.
  • Sorgen Sie für Motivation! Das heißt für Sie: Sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten deutlich erkennen können, dass jeder einen Beitrag für die Zukunft der Kanzlei leisten kann und sich durch dieses Wissen auch aktiv dafür entscheiden kann.

Organisation

  • Einladung

Laden Sie alle Beteiligten informell, freundlich und vor allem rechtzeitig zum Kickoff-Meeting ein. Sprechen Sie dabei eine klare Sprache und beugen Sie dadurch allen Gerüchten und misstrauischen Spekulationen vor. Viel Widerstand entzündet sich erfahrungsgemäß an Vorurteilen, Nichtwissen und Ängsten. Dem können Sie durch eine gute und klare Kommunikation im Vorfeld begegnen.

  • Räumlichkeiten

Geeignet sind ausreichend große kanzleieigene Besprechungsräume. Denken Sie daran, dass Sie möglicherweise auch Räume für diverse Gruppenarbeiten benötigen werden.
Bei einer Durchführung außerhalb der Kanzlei wählen Sie ein geeignetes Hotel. Um etwas Distanz zum Tagesgeschäft herzustellen, eignet sich eine ruhige ländliche Atmosphäre besser als ein Stadthotel oder Seminarräume in etwaigen Bildungshäusern.
Ein gemeinsames Frühstück vor Arbeitsbeginn ist nicht nur kulinarisch wertvoll, sondern ermöglicht es, dass alle Teilnehmenden "richtig" ankommen können und pünktlich mit dem Arbeiten begonnen werden kann.

  • Gruppenarbeiten

Sorgen Sie für ausreichend Arbeitsmaterial, wie Moderationskarten, Flipchartpapier und passende dicke Stifte, damit die Arbeitsergebnisse entsprechend präsentiert werden können. Sorgen Sie für konkrete, eventuell auch schriftliche Instruktionen für diese Gruppenarbeiten.

  • Protokoll|Dokumentation

Stellen Sie sicher, dass alle Arbeitsergebnisse dokumentiert und auch umgehend an alle Teilnehmenden verteilt werden. Das können auch Fotoprotokolle von Pinnwänden oder Flipchartarbeiten sein.

  • … und dann

Planen Sie bereits beim Kickoff-Meeting feste Termine für die Umsetzung und geben Sie den ersten Folgetermin sofort bekannt.

Der Verlauf eines Kickoff-Meetings prägt häufig den Arbeitsstil für ein gesamtes Projekt bzw. den Rest des Jahres. Investieren Sie deshalb in die inhaltliche und organisatorische Vorbereitung und führen Sie Kickoff-Meetings eher straff durch. Achten Sie dabei trotzdem darauf, dass ausreichend Freiraum für gegenseitigen Austausch und Diskussion bleib!

Eine Weisheit zum Schluss

Alle sagten: „Das geht nicht.“ Da kam einer, der wusste das nicht und hat´s gemacht.

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