Mag. Stefan Lami - Steuerberatung - Unternehmensberatung

Werbeagentur Linz

Die 6 Mythen der Kanzleientwicklung in schlechten Zeiten

Die Realität und konkrete Handlungsoptionen, um Ihre Klienten zu halten

16.03.2005

Wir erleben derzeit eine Phase wirtschaftlicher Schwierigkeiten. An dieser Tatsache kommt keiner vorbei. Die Situation in Österreich ist dabei vielleicht noch etwas besser als in Deutschland. In beiden Ländern jedoch haben wir als Steuerberater – zwar etwas zeitverzögert im Vergleich zu unseren Klienten – mit dem Umstand einer wirtschaftlich schlechten Situation zu kämpfen.

Unter derartigen Bedingungen kommt es leider nur allzu leicht vor, dass wir einfach Annahmen und Aussagen übernehmen. Dadurch entstehen fast schon Mythen über die derzeitigen Möglichkeiten der Kanzleientwicklung. Ich habe das in vielen Gesprächen mit Kollegen während der letzten Monate erlebt. Versucht man dagegen die ganze Sache etwas kritischer zu betrachten, erkennt man die Realität, die hinter diesen Annahmen steckt, und bemerkt auch, dass es – immer noch – eine Reihe von Handlungsoptionen gibt, um gegen die allgemeinen Tendenzen nicht nur zu bestehen, sondern sie sich auch zu Nutze zu machen.

Mythos N° 1: „Meine Klienten wollen mich derzeit einfach nicht sehen“.

Die Annahme, dass Klienten in einer Zeit, in der sie keine Investitionen durchführen können und Kosten senken müssen, den Steuerberaterkontakt verringern wollen, um auch dort Kosten zu sparen, hat schon ein Körnchen Wahrheit in sich. Aber eben nicht mehr als ein Körnchen. Tatsache ist, dass besonders in schwierigen Zeiten – in Krisenzeiten – der Klient sich noch mehr Unterstützung wünscht und diese auch dringend braucht. Es wird eventuell etwas länger dauern, bis wir den Klienten von der Notwendigkeit unserer Unterstützung überzeugen, den Wert und Nutzen der Beratung kommunizieren und ihn für Zusatzaufträgen gewinnen, aber die Realität ist, dass derzeit ein günstiger Moment ist, sich noch aktiver und stärker, um den Klienten zu kümmern.

>>>Lösung: Nutzen Sie jetzt die Gelegenheit, aktiv auf Ihre Klienten zuzugehen und ihnen bei der Lösung ihrer Probleme zu helfen. Seien Sie geduldig und investieren Sie etwas mehr Zeit. Es wird sich verlässlich lohnen. Sobald die wirtschaftliche Situation wieder etwas besser wird, werden die Klienten sich an Ihr Engagement erinnern.

Mythos N° 2: „Ich muss die Preise senken, um Klienten zu halten oder neue Aufträge zu gewinnen“.

Klienten möchten immer eine Preisreduktion. Das ist nicht nur ihr gutes Recht, sondern auch die Aufgabe jedes Unternehmers: Er will und soll den höchsten Wert für den besten Preis erhalten.

Auch in wirtschaftlich guten Zeiten bezahlen Klienten nicht freiwillig 20 % mehr als das übliche Honorar. Weshalb sollten Sie also Honorarnachlässe geben, wenn die Zeiten schlecht sind? Was Sie allerdings schon tun können, um dem stärkeren Honorardruck entgegenzuwirken, ist Ihr Dienstleistungsangebot für den Klienten zu hinterfragen. Gibt es Möglichkeiten, Dienstleistungen wegzulassen oder durch den Klienten selbst erledigen zu lassen? Denken Sie z.B. nur an die vielfältigen Möglichkeiten in der Buchhaltung (elektronische Kassabuchführung durch den Klienten mit Möglichkeit der Datenübernahme, Portobuchführung durch den Klienten, u.v.m.).

>>>Lösung: Senken Sie Ihre Honorare nicht; Seien Sie aber flexibel in der Gestaltung und Abwicklung der Dienstleistungen.

Mythos N° 3: „Mit grösseren Klienten bin ich auf der sicheren Seite“.

Was über Jahre hinweg gegolten hat, trifft heute nicht mehr unbedingt zu. Auch grössere Unternehmen – die vermeintlich „unsinkbaren Schiffe“ – sind von der wirtschaftliche Lage betroffen. Auch wenn sie nicht insolvent werden. Aber alleine die Tatsache, dass sie bei der Vergabe von Aufträgen äußerst zurückhaltend werden, kann einen signifikanten Honorarverlust bedeuten. Es lohnt sich daher, eine Klientenanalyse durchzuführen, um festzustellen, welchen Anteil am Kanzleiumsatz z.B. die grössten 5 Klienten ausmachen. Sollte dieser Wert grösser als 30 % sein, besteht eine beträchtliche Abhängigkeit, deren sich man bewusst sein sollte.

>>>Lösung: Die Zielgruppe von kleineren und mittleren Steuerberatungskanzleien sollten vor allem mittlere und attraktive kleinere Unternehmen sein. Setzen Sie Ihren Fokus auf diese Klientengruppe.

Mythos N° 4: „Jetzt werde ich selbst bei den Kosten der Kanzlei ansetzen müssen“.

Ja, in gewissen Bereichen ist es sicher sinnvoll etwas vorsichtiger zu sein, Kosten zu hinterfragen und zu analysieren, ob man nicht ein wenig „Speck angesetzt“ hat. Eine Kostenposition sollten Sie allerdings in wirtschaftlich schlechten Zeiten eher erhöhen als verringern: Ihre Ausgaben für Marketing. Oder besser gesagt, Ihre Investitionen in Marketing. Dabei geht es nicht nur um die unmittelbaren - sofort ausgabewirksamen - Kosten, sondern um das Zeitinvestment der Kanzlei in Marketing, Klientenbetreuung, Klientenbindung und Auf- und Ausbau der Klientenbeziehung.

>>>Lösung: Eine Rezession ist eine gute Zeit, um durch besondere Anstrengungen seinen Marktanteil nicht nur zu halten, sondern sogar auszubauen. Nützen Sie die sich bietenden Gelegenheiten des Marketings, sei es One-to-One, also in der individuellen Interaktion mit dem Klient, oder sei es z.B. auch durch die Veranstaltung eines Seminars. Besonders Seminare in Kleingruppen sind äusserst wirksame Marketingaktivitäten in schwierigen Zeiten. (Lesen Sie dazu „10 Tipps für erfolgreiche Klientenseminare“)

Mythos N° 5: „Gerade jetzt ist mein Fachwissen von höchster Bedeutung.“

Fachwissen ist zweifellos die Voraussetzung für beruflichen Erfolg (siehe „Wettbewerbsvorsprung durch Mitarbeitertraining“), und daran gibt es auch nichts zu rütteln. Schwierige Zeiten erfordern aber vor allem Kompetenzen im sogenannten „Soft-Skill-Bereich“: Zuhören, auf die wirtschaftlich angespannte Situation eingehen können, Verständnis haben und die Fähigkeit sich verständlich machen zu können, sind die entscheidenden Fähigkeiten, um Klienten zu halten.

>>>Lösung: Investieren Sie daher gerade jetzt in die Soft-Skill-Kompentenzen Ihrer Mitarbeiter. Diese Investitionen haben eine garantiert kurze Amortisationsdauer.

Mythos N° 6: „In schwierigen Zeiten ist mir jeder Klient recht, und ich muss froh sein, überhaupt neue Klienten zu gewinnen“.

Erfolgreiche Kanzleien unterscheiden sich von den weniger erfolgreichen dadurch, dass sie bei der Auswahl der Klienten äußerst kritisch sind. Eine Kanzlei ist nur so gut wie ihre Klienten (siehe dazu „Ihre Kanzlei ist Ihre Klientenliste“). Verfallen Sie nicht in Panik durch den Wegfall des einen oder anderen Klienten, und seine Sie vorsichtig bei der Aufnahme von neuen Klienten. Selbst wenn es im Moment attraktiv erscheint, jeden Klienten zu nehmen, so sind die negativen mittel- und langfristigen Folgen ein entscheidendes Argument dagegen.

>>>Lösung: Verwenden Sie die Checkliste zur Aufnahme von Klienten. Investieren Sie mehr Zeit in die Betreuung Ihrer A-Klienten. Sollten Aufträge aufgrund der schwierigen wirtschaftlichen Lage wegfallen, verwenden Sie die gewonnen Zeit in Kanzleientwicklung (siehe dazu „Der Wert der „unproduktiven Stunden").

Betrachtet man diese sechs Mythen, erkannt man sehr schnell, dass es vor allem darum geht, sich nicht von der schlechten Stimmung anstecken zu lassen. Wenn Sie als Steuerberater der derzeitigen Abwärtsspirale nicht entgegenwirken, werden Sie umso schneller davon erfasst werden. Jede Anstrengung sich zu widersetzen hilft, daß sich trotz der objektiv schwierigen Lage, Ihr persönliches und berufliches Umfeld positiv entwickelt.

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