Je höher man die Karriereleiter in der Kanzlei hinaufsteigt, desto mehr Gespräche sind zu führen. Der Anteil an Kommunikation hin zum Klienten und hin zum Mitarbeiter wächst überproportional. Und damit wächst natürlich auch der Anteil an weniger erfreulichen Gesprächssituationen mit zunehmender Führungsverantwortung. Mit Mitarbeitern über z.B. Hygiene, unangemessene Kleidung oder unangebrachte Scherze zu sprechen, oder ein aufrichtiges Gespräch mit einem Mitarbeiter zu führen, der seine Einstellung zur Arbeit von Grund auf ändern muss, gehört mit zu den herausforderndsten Aufgaben im Führungsalltag.

Das Verständnis für den effektiven Umgang mit schwierigen Mitarbeitersituationen ist unumgänglich für Ihren Erfolg als Führungskraft. Die folgenden 6 Schritte zu berücksichtigen, wird Ihnen dabei helfen.

1. Halten Sie das Problem schriftlich fest.

Das Schreiben hilft Ihnen, Ihre Gedanken klarer zu formulieren. Für das Gespräch ist es wichtig, dass Sie genau ausdrücken können, was das Problem wirklich ist, wen es beeinflusst, warum es schlecht für die Kanzlei ist und was die positiven Auswirkungen einer Veränderung sind.

2. Verpflichten Sie sich selbst für das Gespräch.

Bestimmen Sie einen Zeitpunkt und Ort, um das Gespräch zu führen. Sorgen Sie für eine ungestörte Atmosphäre mit einem ausreichenden Zeitrahmen. Geben Sie sich selbst und Ihrem Mitarbeiter genügend Zeit, die unterschiedlichen Standpunkte auszutauschen.

3. Bereiten Sie Stichpunkte vor.

Schwierige Gespräche sind bei allen Teilnehmern von Emotionen begleitet. Emotionen lösen mitunter Stress aus. Dieser Stress kann dazu führen, dass man vergesslich wird und nicht wirklich alles benennt, was man sich vornimmt. Eine Liste mit Stichpunkten verhindert, dass Sie vergessen, was Sie diskutieren wollten.

4. Beginnen Sie das Gespräch mit einer hilfsbereiten und verständnisvollen Haltung.

Wenn Sie am Anfang schon mit Angriffen und Beschuldigungen kommen, wird ein positives Ergebnis schwierig. Stimmen Sie einen wertschätzenden Umgangston an, indem Sie Ihre Erwartungen und Ihren Wunsch nach einer positiven Einigung äußern. Vergessen Sie nicht im Verlaufe des Gesprächs zu wiederholen, dass Ihr Bedürfnis ist, die für die Kanzlei beste Lösung zu finden.

5. Sprechen Sie in Ich-Botschaften.

Bereiten Sie konkrete Beispiele vor oder benennen Sie die zu verbessernden Situationen exakt. Sprechen Sie immer aus Ihrer eigenen Perspektive: „Ich habe wahrgenommen…“, „Mir ist aufgefallen…“ etc. Wenn Sie Kritikpunkte nur vom Hörensagen kennen oder nur vermuten, dann sagen Sie es genauso: „Ich habe gehört…“, „Meine Vermutung ist…“. Diese Vorgehensweise verhindert, dass Sie jemanden beschuldigen oder verurteilen. Eine kleine Hilfe kann dabei sein, sich vorzustellen, dass Sie durch die Linse einer Kamera blicken und einem Zuhörer beschreiben, was Sie sehen können.

6. Erstellen Sie einen Plan zur Verbesserung.

Sprechen Sie ausführlich und genau über die Maßnahmen, die zur Verbesserung der Situation führen. Machen Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter einen Zeitplan für die Umsetzungsschritte. Auch hier hilft wieder das schriftliche Festhalten. Was festgeschrieben steht, hat ganz einfach mehr Bestand. Klären Sie mit Ihrem Gesprächspartner, ob sie beide auch dasselbe Verständnis von den festgehaltenen Punkten haben. Vereinbaren Sie am Ende des Gesprächs einen Folgetermin, um die Fortschritte wiederum gemeinsam zu überprüfen.

Mitarbeitergespräche haben eine enorme Bedeutung für die Entwicklung der Kanzlei. Die Bewältigung von schwierigen und herausfordernden Situationen mit Ihren Mitarbeitern wird von Ihrem Team auf alle Fälle positiv wahrgenommen. Dies wird Sie in Ihren zukünftigen Führungsaufgaben weiter stärken.

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