Verstehen und verstanden werden bei der Bilanzbesprechung

Zehn praktische Tipps – Auszug aus dem Buch

Über die Bedeutung der Bilanzbesprechung habe ich mehrmals bereits ausführlich geschrieben. Weiterführende Links zum Thema finden Sie am Ende dieses Beitrags.

An die folgenden zehn praktischen Tipps kann man sich nicht oft genug erinnern. Einerseits in der Vorbereitung der Besprechung, andererseits können Sie sie auch für ein kritisches Feedback (mit Ihrem Mitarbeiter, Kollegen, Partner) nach jeder Bilanzbesprechung verwenden.

1.    Vermeiden Sie Fachausdrücke:

So wertvoll Fachausdrücke im Gespräch mit Kollegen sind, so wenig haben sie im Klientengespräch zu suchen. Denken Sie nur daran, wie Sie sich fühlen, falls Ihr Arzt zu Ihnen sagt: „Sie haben vegetative Distonie“.

2.    Vermeiden Sie Abkürzungen:

Ähnlich ist es mit Abkürzungen. Nur wenige Menschen können mit UStG, EStG, URG, KERF, BiRiLiG, U5, E6 etc. etwas anfangen.

3.    Vermeiden Sie Gesetzeszitierungen:

Natürlich zeugt es von hohem Fachwissen, wenn Sie die passenden Paragrafen auswendig können. Für den Klienten ist es aber meist nicht besonders hilfreich, wenn der Steuerberater den Satz mit „Gemäß § ... “ beginnt. Genauso wenig nützt es dem Klienten, wenn er den wortgetreuen Gesetzestext des Paragrafen zitiert bekommt. Ihre entscheidende Funktion ist die Übersetzung des Inhalts von „Amtsdeutsch“ auf „Deutsch“.

4.    Konzentrieren Sie sich auf Lösungen:

Vielleicht kennen Sie die Aussage „Problem talking creates problems. Solution talking creates solutions.“ Es ist tatsächlich so: Je mehr Sie von Problemen reden, desto mehr Probleme werden Sie haben. Durch den Fokus auf und das Gespräch über Lösungen schaffen Sie Lösungen. Probieren Sie es aus. Sie werden erstaunt sein.

5.    Keine Beschönigungen:

Klienten möchten Klarheit. Vorsichtige Umschreibungen helfen ihnen wenig. Dazu eine kleine Begebenheit: Vor einem Klienten, dessen Situation sich die letzten Jahre – trotz aller guten Ratschläge (die er nicht befolgt hat) – weiter und weiter verschlechtert hatte, fasste ich allen Mut zusammen und sagte: „Ich habe es satt, Ihren Untergang zu dokumentieren. Genau das ist es, was ich als Ihr Steuerberater die letzten Jahre gemacht habe. Die Situation wird von Jahr zu Jahr schlechter, und Ihrerseits gibt es keine Zeichen dafür, dass Sie die Sache ändern.“ Natürlich ist es nicht angenehm, die Dinge beim Namen zu nennen.

Man hat das Gefühl, dass es zu riskant sei (z. B. weil der Klient sich dann einen anderen Steuerberater suchen könnte – ist das aber ein Risiko, wenn es dem Unternehmen schon so schlecht geht?). Tatsache ist, dass dieser Klient darauf entsetzt reagierte. Meine Offenheit hatte aber auch zur Folge, dass er nach ein paar Tagen wieder in die Kanzlei kam und sich aus dem ernsten Gespräch eine Reihe von Maßnahmen ergab, die er dann sukzessive umsetzte und damit seine betriebliche Situation deutlich verbesserte.

6.    Achten Sie auf die Sprechzeit:

Während der Präsentation des Jahresabschlusses sprechen überwiegend Sie bzw. Ihr Mitarbeiter. Geht es aber um die Erörterung von Problemen und das Finden von Lösungsoptionen, sollte Ihr Anteil an der Sprechzeit geringer sein. Eine gute Faustregel ist, dass mindestens die Hälfte der Zeit der Klient reden sollte. Wenn Sie reden, erfahren Sie selten etwas Neues. Alles, was Sie sagen, wissen Sie ja schon. Wirklich etwas lernen, kann man nur durch Zuhören.

7.    Setzen Sie Sprechpausen bewusst ein:

Vielen Menschen fällt es schwer, Stille auszuhalten. Damit ist nicht gemeint, dass wir die Stille am Berggipfel, im Wald oder am Meer nicht ertragen könnten. Es geht um die Stille in Besprechungen. Wenn einmal keiner etwas sagt, haben alle Anwesenden sofort ein bedrückendes Gefühl. Hören Sie auf diese Stille. Der Klient braucht – genauso wie Sie – Zeit, um über das Gesagte nachzudenken. Hören Sie auf die Stille!

Die Stille trennt Gedanken voneinander, sodass man nicht ununterbrochen weiterreden muss aus Angst, dass man durch eine Frage unterbrochen wird. Sie können den ersten Punkt erläutern und dann warten, bis ihn der Klient aufgenommen hat, dann zum zweiten Punkt gehen, und wieder warten, bis dieser verstanden wurde. So erhalten Ihre Argumente die Bedeutung, die sie verdienen.

8.    Hinterfragen Sie Begriffe:

„Es sind nicht die Dinge (Begriffe), die uns beunruhigen, sondern die Meinung, die wir von den Dingen (Begriffen) haben“, sagte Epiktet. Nehmen Sie nur als Beispiel den Begriff „Erfolg“. Es wird zig Möglichkeiten geben, um zu definieren, was man darunter versteht. Nicht einmal innerhalb eines Unternehmens wird der Begriff von allen Mitarbeitern gleich verstanden, auch zwischen Ihnen und dem Klienten wird es verlässlich Auffassungsunterschiede geben. Aufgabe des Beraters ist es, hinter die Begriffswelt des Klienten zu gelangen und den Fokus darauf zu richten, was der Klient mit dem meint, was er sagt. Solange man an Begriffen festhält, wird man keine erfolgreiche Kommunikation führen und keine Probleme lösen.

9.    Kein vorschnelles Antworten:

Sobald eine Frage gestellt wird, beginnt das Hirn zu arbeiten und eine Lösung zu suchen. Weil sich Berater immer so sehr freuen, eine Antwort auf die gestellte Frage gefunden zu haben, unterbrechen sie oft den Fragesteller, bevor dieser Gelegenheit hatte, seine Ausführungen zu beenden. Ganz nach dem Motto „Ich habe die Lösung. Wo ist das Problem?“. Je länger man im Geschäft ist, desto leichter passiert dieses Missgeschick.

Seien Sie geduldig und hören Sie sich die Frage an. Es kann sein, dass der Klient seine eigene Frage selbst beantwortet, während Sie noch versuchen, die Antwort zu formulieren. Es kann auch sein, dass die Wortwahl der Frage Ihnen einen Hinweis auf die Antwort gibt. Oder es könnte auch sein, dass sich die erste Frage gar nicht auf das bezieht, was der Klient wissen will, sondern nur den Grundstein für die eigentlich wichtige Frage legt. Warten Sie also die Frage ab, allein schon, weil es die Höflichkeit gebietet, dass Sie andere ausreden lassen, bevor Sie antworten.

10.    Erhöhen Sie Ihre eigene Varietät:

Bilanzbesprechungen sind wie alle Beratungsgespräche komplexe Situationen. Komplexität kann durch Struktur, Abbildungen, Darstellung von Wirkungen etc. reduziert werden. Eine weitere Möglichkeit, Komplexität zu bewältigen, ist, dass Sie als Teil des „Beratungssystems“ Ihre Varietät erhöhen. Damit ist nichts anderes gemeint, als dass Sie alle Ihnen zur Verfügung stehenden Möglichkeiten eines Kommunikationstrainings nützen. Je mehr Modelle, Theorien und Techniken Sie beherrschen, desto leichter fällt es Ihnen, die für die jeweilige Situation passende Variante „aus dem Köcher zu ziehen“.


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