Produktivitätssteigerungen "leicht" gemacht

4 Wege, um mit weniger mehr zu erreichen

Mit weniger Einsatz mehr erreichen! Wer möchte das nicht? Im Folgenden möchte ich Ihnen 4 grundsätzliche Wege zu deutlichen Produktivitätssteigerungen in Ihrer Kanzlei vorstellen. Gleich vorweg, die Vorschläge sind nicht ganz so leicht umzusetzen. Aber so ist es im Leben (und Beruf) generell: Die wirklich wichtigen Dinge sind immer schwierig. Wenn es nicht so wäre, würde ja jeder Erfolg haben.

Weg 1: Ungestörtes Arbeiten

Darüber habe ich im Beitrag „Produktivität für Kopfarbeiter“ ausführlich geschrieben. Produktivität hat nichts mit dem Verhältnis der produktiven zu den unproduktiven Stunden zu tun. Produktivität für Kopfarbeiter bedeutet das genaue Abschätzen der Zeit, die man braucht, um eine Arbeit ungestört zu erledigen. D.h.:

1)  Je besser es gelingt, vorher abzuschätzen, wie lange man für eine gewisse Tätigkeit braucht, desto besser kann man seine Arbeiten planen und vermeidet Leerläufe.

Und noch viel wichtiger:

2)  Je ungestörter eine Tätigkeit erledigt werden kann, desto wahrscheinlicher ist eine enorm höhere Produktivität!

Diese Definition von Produktivität ist der Ausgangspunkt! Lesen Sie mehr dazu im erwähnten Beitrag „Produktivität für Kopfarbeiter“.

Weg 2: Unterdelegation vermeiden

Unterdelegation ist der größte Profit- und Produktivitätskiller in Steuerberatungskanzleien. Stellen Sie sich 2 Fragen:

1)  Wie viel Prozent meiner Zeit verbringe ich derzeit mit Tätigkeiten, die ein weniger qualifizierter Mitarbeiter übernehmen könnte, wenn wir die entsprechende Organisationsstruktur hätten und der weniger qualifizierte Mitarbeiter so in die Arbeit eingeführt würde, dass kein Qualitätsverlust entsteht? (Davon ausgenommen sind selbstverständlich Tätigkeiten, von denen der Klient erwartet, dass Sie sie ausführen.)

2)  Und wie viel Prozent unserer gesamten Tätigkeiten in der Kanzlei werden von zu hoch qualifizierten Mitarbeitern ausgeführt?

Sie werden feststellen, dass es dabei um enorme Potenziale geht. Professionelles Delegieren ist schwierig und kostet Zeit. Ausführliche Tipps für das wirksame Delegieren habe ich bereits beschrieben: „Wer durchführt, führt nicht“. In diesem Zusammenhang lohnt sich auch die Lektüre „Ein neuer Betreuer – Risiko oder Chance“.

Weg 3: Intelligente Honorargestaltung

Unintelligente Honorargestaltung ist der allergrößte Profit- und Produktivitätskiller in der Steuerberatung! Ja tatsächlich, denn beim Preis liegt der größte Hebel. Denken Sie daran, dass 1 % Preisverbesserung ca. 3 % Ergebnisverbesserung zur Folge hat (in einer durchschnittlichen Steuerberatungskanzlei). Meines Erachtens wird durch unintelligente Honorargestaltung (Verrechnung im Nachhinein, Verrechnung nach Stunden, kein Fokus auf den Wert der Dienstleistung, etc.) am meisten Produktivität liegengelassen.

Tipps zur Honorargestaltung finden Sie auf www.stefanlami.com eine ganze Menge. Verwenden Sie dazu am Besten im Bereich Arbeitsunterstützung die Themenübersicht und wählen Sie „Honorargestaltung“ aus.

Weg 4: Optimieren der Prozesse

Ein mühevoller, aber lohnenswerter Weg. In der Übersicht habe ich für die Standardleistungen die wesentlichsten Ansatzpunkte stichwortartig zusammengefasst:

Lohnverrechnung	Software-Nutzung Anzahl der Handgriffe Abrechnungszeitpunkt bzw. -blöcke Ablagesystem Art und Weise, wie Infos erhalten werden
Buchhaltung	Software-Nutzung Datentransfer Ablagesystem Organisation der Belege „Erziehung“ des Klienten Regelmäßigkeit der Arbeiten
Jahresabschluss	Qualität der Buchhaltung Auftragsplanung und -steuerung Durchgehendes Bearbeiten eines Jahresabschlusses Vollständige Informationen Direkte Kommunikation mit dem Klienten,  z.B. Arbeiten vor Ort
Steuererklärungen	Bündelung von Arbeiten Vollständige Informationen

Zu jedem einzelnen Punkt lässt sich eine ganze Menge sagen. Ich greife nur 2 Tipps beispielhaft heraus:

1)  Handgriffe in der Lohnverrechnung: Stellen Sie sich vor, dass Sie pro Abrechnung eines Dienstnehmers 3 Handgriffe sparen könnten (z.B. durch effizienteren Einsatz der Software, durch eine andere Art der Ablage bzw. Dokumentation, etc.) so führt das bei 1.000  monatlichen Abrechnungen zu 36.000 Handgriffen weniger im Jahr!

2)  Die Produktivität in der Buchhaltung liegt zum größten Teil beim Klienten. Abhängig davon wie gut es Ihnen gelingt, die Unterlagen perfekt zu erhalten, wird die Buchhaltung höchst produktiv erledigt werden können, oder eben nicht. Vor Ort den Klienten zu organisieren, ist eine Maßnahme zur Produktivitätssteigerung.

Was tun?

Starten Sie eine Produktivitätsinitiative in Ihrer Kanzlei. Diskutieren Sie im nächsten Kanzleimeeting mit Ihrem Team die 4 Wege. Ich bin mir sicher, Sie werden eine Fülle von möglichen Maßnahmen finden. Denn Ihre Mitarbeiter haben sicher das gleiche Interesse: Mit weniger mehr erreichen!